התנהלות פיננסית נכונה בעסק מחייבת, בין היתר, מעקב צמוד אחר מצב גביית החובות מלקוחות ויעילות מערך הגבייה והאכיפה בעסק. עסק יכול להציע מוצר או שירות חשובים ונהדרים, להעסיק עובדים מעולים ואפילו להתבסס על תכנית עסקית מצוינת, אך ניהול פיננסי חובבני יכול להוביל את כל הפוטנציאל הזה אל תהום הנשייה. אי גבייה מסודרת מלקוחות עלול להוביל לבעיה תזרימית בעסק, אי עמידה בתשלומים לספקים וצלילה לחובות כבדים לגופים רבים. לכן על מנת להמנע ממצב זה הכירו את דוח גיול חובות – דו"ח חשבונאי המונה את החשבוניות שלא שולמו על פי מועד התשלום וגובה החוב. מדובר בכלי ניהולי חשוב שעשוי לשמש אתכם כבעלי עסק לצורך בחינת מדיניות האשראי ללקוחות, ביצוע גבייה איכותית ואפילו לניהול של תזרים המזומנים.
מה כולל דו"ח גיול חובות?
עסקים שונים יוצרים דו"חות גיול חובות שונים במקצת, בהתאם לנוחות של העסק ולתוכנת הנהלת החשבונות שאיתה עובד העסק. לרוב, נהוג לחלק את החובות בדו"ח על פי מספר ימי האיחור בתשלום החוב, בקבוצות של 30 ימים כל אחת, לדוגמה:
- 0 – 30 ימים.
- 30 – 60 ימים.
- 60 – 90 ימים.
- 90 + ימים.
הדו"ח כולל את שם הלקוח ואת מספר החשבונית לצורך הקישור הנוח בין חשבונית מסוימת שהוצאה ונותרה פתוחה לבין החוב הקיים. תשלום שנפרס יופיע על פי התשלומים שהוסכמו ומועדם ובכל מקרה, עבור כל לקוח, הדו"ח יכלול גם את סך החוב.
מהי החשיבות של דוח הגיול במערכת הגבייה?
העיקרון הבסיסי ביותר ביחס לגביית חוב, היא שככל שחוב מתיישן כך הסיכויים לגבות אותו הולכים וקטנים וגדלים הסיכויים שהוא יהפוך לחוב אבוד. לכן, היכולת להסתכל על תמונה כוללת של חובות הלקוחות על פי חלוקה לגודל החוב ולתקופת האיחור חשובה ביותר במנגנון הגבייה של העסק ובתעדוף הליכי הגבייה. השאיפה תהיה קודם כל שחובות גדולים לא ייגררו לאיחורים למשמעותיים על מנת שלא יהפכו לנטל ויחבלו בתזרים המזומנים של העסק ולכן, מערכת הגבייה של העסק תרצה לתעדף אותם. בנוסף, דו"ח הגיול מאפשר לבחון את יעילות מנגנון אכיפת החיובים של העסק וכן לזהות ולסמן לקוחות בעייתיים.
מה ניתן לעשות כדי לייעל את הליכי הגבייה בעסק?
גבייה מול לקוחות היא עניין רגיש. מצד אחד, לקוחות שאינם משלמים בזמן או בכלל עשויים לפגוע בעסק קשות וזהו דבר שתרצו ודאי להימנע ממנו. מצד שני, כאשר מדובר בלקוח שחשוב לעסק לשמר, תרצו לנהוג בו בזהירות ובאדיבות המתבקשת. חשוב לזכור שלקוחות רבים הם עסקים בעצמם והליכי גבייה מרושלים עשויים לגרום להם לתעדף את תשלום החוב אליכם בעדיפות נמוכה ולפתח משמעת תשלומים בעייתית שתפגע גם בתזרים המזומנים של העסק. לכן, אנחנו ממליצים על הסתמכות על דו"ח הגיול כבר מהשלב הראשון והסדרת הליכי גבייה חכמים ורציפים. רצוי להתחיל בתזכורות בתדירות הולכת וגוברת – הנפקה אוטומטית של מיילים ומכתבים על ידי מערכת הגבייה, טלפונים וכמובן בהמשך, על פי הצורך ושיקול הדעת, פנייה לאפשרויות הגבייה התקיפות יותר הקיימות לעסק.
דוח גיול ככלי למעקב אחר תזרים המזומנים
תזרים המזומנים הוא החמצן של העסק ולכן קשה להגזים בחשיבות שלו ובחשיבות המעקב המתמיד אחריו. ניהול התזרים והמעקב אחריו נעשים באמצעות דו"חות ותחזיות. דוח גיול עדכני וברור מעניק תמונה איכותית לשם חיזוי תזרים המזומנים של העסק וקושי צפוי בו. ניתן להשתמש בדו"ח כדי להעריך את כמות המזומנים הצפויה בפועל לעסק, בין היתר, לאור הירידה באחוזי הסיכוי לגבות את החוב ככל שמשך החוב הולך ומתארך.
למשרד הופמן רוז ניסיון רב בליווי חברות ועסקים בתהליכי התאוששות והבראה
פנה אלינו עוד היום לפגישת ייעוץ חינם.
